档案管理制度
为保障服务对象、机构、同工、用人单位及相关部门的正当权益，提供良好的档案管理指引，根据国家和佛山市的相关规定，结合佛山市南海区鹏星社会工作服务社（下称机构）的实际情况并遵守保密原则，特制定此管理制度。
一、档案管理政策目的与理念
1、目的
制订此政策的目的，是确保本机构收集及保存完备而准确的服务运作及活动记录，以便向机构服务对象或合作单位、资助单位及公众人士交代。所收集的记录及统计资料将作进一步的分析，以协助本机构持续改善各项服务及策划未来的工作方向。
2、理念
（1）完备和准确的服务运作及活动记录，有助本机构改善及策划各项工作，增加资助方及公众人士的问责性。
（2）本机构有责任向服务对象、合作单位、资助单位及公众人士，提供服务运作及与活动有关的统计资料及报告。
二、 档案管理政策原则
1、本机构的服务档案须保存清晰及准确的服务运作及活动记录，并定期向有关人士（督导或是督导助理）汇报。
2、本机构须建立有系统的执行程序及监察制度，确保档案服务记录的准确性及准时提交汇报（内部督导检测机制）；
3、 本机构须建立公开资料的渠道，确保公众人士可阅览部分有关的记录。
三、档案管理执行程序
（一）需要进行存档的资料
1、行政资料
机构会议、培训记录，各项通知及文件，相关部门通知及文件，员工个人档案，各类来往文件，相关考勤、工资、社保、住房公积金等资料，机构活动计划、记录、总结,机构财务及宣传资料等。
2、 服务资料
同工开展服务时的全部服务表格（包括个案、小组、活动的全部表格，周计划及报表，月度计划及总结，签到表及工作日志等）；服务部上报的相关资料，服务开展过程中相关的媒体报道资料，机构项目研究、社区调查、服务拓展方面的计划、记录及总结等。
（二）档案管理执行
1、档案的存放
行政资料每月进行一次整理，对于所有资料进行分门别类并进行相关的存档或销毁。建立资源共享区，把所有的档案都分类别存放。由行政部负责整理与管理。
2、档案的整理
服务资料中有关前线同工的每季度要求同工以小组为单位进行一次整理与归档，服务部负责指导与监管；针对服务资料的其它资料以月度为单位进行整理与归档。服务资料以处为单位存于档案室各处柜子里，由服务部负责统筹与管理。
3、 档案的查阅
若服务对象、同工、用人单位或其它相关部门单位需查阅相关档案，需经主任批准后由各处负责跟进并作相关的登记，应确保档案的保密及完整性。在此过程中所有人员必须遵循保密原则。
4、档案的保存及弃置资料原则
（1）所有有关服务对象资料、服务运作及活动资料等，均须储存于本机构员工所属办公室；而存放文件储物柜之办公室，须于办公时间后上锁。
（2）存放於电脑内的相关资料，须在提供使用者密码后方可存取，以确保资料准确及保密。所有相关资料必须定时备份，以免因电脑故障而影响资料的保存。
（3） 在弃置过时之文件及资料时，必须小心处理，以保障服务对象或有关人士的个人资料不会外漏。文件载有个人或机密资料，在弃置前必须进行彻底性销毁。
（4）机构各部门档案管理要求，纸质材料每5年安排销毁机密资料一次（纸质材料档案，机构保存资料年限为5年；电子档案保存年限为10年）。
四、其他方面
附件一：《佛山市南海区鹏星社会工作服务社机构服务归档指引》
附件二：《佛山市南海区鹏星社会工作服务社机构服务档案编码系统》
附则
一、本制度自2016年4月1日起实行。
二、本制度由行政人资部负责解释，属内部保密资料。
三、检视及修订：至少两年一次（本制度第一次修订为 2016年 3 月）。